"Das Wichtigste ist: Kommunikation"

JfE: Warum habt Ihr Euch als Organisation dafür entschieden, Europäische Freiwillige aufzunehmen?

Cliff Hever: Wir haben angefangen, in Kindertagesstätten in Luxemburg ein Zeitungsprojekt für Kinder anzubieten. So ein Projekt kostet aber unglaublich viel Zeit und Arbeit. Es war klar, dass wir eine Person brauchen, die uns dabei unterstützt.

Wir haben uns für eine internationale Freiwillige entschieden, da ich selber aus diesem Bereich komme. Früher habe ich für die Nationalagentur gearbeitet. Außerdem ist es für die Kinder natürlich spannend, jemanden aus dem internationalen Kontext zu haben – momentan eine Freiwillige aus Österreich. Und natürlich auch für uns selbst.

In welchen Bereichen und zu welchen Aufgaben wird die Freiwillige eingesetzt?

Sie ist die Kontaktperson für die Einrichtungen, koordiniert die Inhalte der Zeitung, ist der Kontakt zur Druckerei und zur Grafikerin. In diesem Kontext muss sie sich in  Creative Suite von Adobe einarbeiten. Die Grafikerin liefert also nicht nur das Produkt, sondern auch eine Mini-Fortbildung, so dass die Freiwillige nach und nach lernt, damit umzugehen. Sie soll noch dazu die Kinder in den Einrichtungen unterstützen beim Verfassen der Artikel.

Hast Du Anregungen dafür bekommen, wie man in der Organisation das Verständnis über die Europäische Freiwillige herstellen kann?

Was mir durch den Austausch mit den anderen Teilnehmern klar wurde: Es ist wirklich wichtig, innerhalb der eigenen Organisation richtig zu kommunizieren. Die Rolle und die Aufgaben der Freiwilligen sollte für jeden Mitarbeiter der Organisation verständlich und klar sein.

Wie kann die Organisation die Erwartungen der Freiwilligen in das Projekt einbinden?

Das mit der Erwartungshaltung ist im Prinzip auch wieder ein Kommunikationsproblem. Ganz oft erkennt man die Erwartungen nicht, weil man die Person nie gefragt hat.

Ich sage mal so, unsere Erwartungen von Seiten der Organisation wurden bereits im Antrag klargemacht. Nach Walberberg ist mir noch einmal bewusst geworden, dass ich die Kommunikation mit der Freiwilligen suchen, mich gezielt wöchentlich ein bis zwei Stunden mit ihr hinsetzen muss, in einem Meetingraum, ohne Telefon, ohne nix.

Das Zeitmanagement bei der Arbeit mit Freiwilligen war ein wichtiges Thema auf dem Training: Wie schafft man es, bei all den anderen Aufgaben, die man zu erledigen hat, sich angemessen um die Freiwilligen zu kümmern?

Da gibt es wahrscheinlich keine richtige Antwort. Im Training wurde darüber gesprochen und ich habe mich auch selbst damit beschäftigt. Was fruchtet, ist das regelmäßige Zusammensetzen mit der Freiwilligen, weil man da schon sehr viele Fragen abklärt.

In anderen Organisationen haben die Freiwilligen sehr viel Regelarbeit, sie kommen an und arbeiten einfach so mit. Das ist bei uns nicht der Fall, da ist das ein bisschen schwieriger. Die Freiwillige macht etwas, was sonst keiner macht und ich mache etwas, was die Freiwillige nicht macht.

Die Herausforderung ist: Sie ist für das Projekt verantwortlich, hat so etwas aber noch nie vorher in ihrem Leben gemacht. Und da kommen natürlich Tausende von Fragen, was Zeit kostet. Man sieht aber die Entwicklung. Das Projekt wird für sie immer greifbarer. Es kommen von ihr selbst immer mehr Vorschläge, je länger sie dabei ist.

Auch das Thema "Abbruch des Freiwilligen-Projekts" wurde in Walberberg behandelt. Wie geht man als Organisation mit so einer Organisation um?

Da muss man erst einmal schauen, was der Grund ist. Es muss ja nicht immer mit dem Projekt zu tun haben. Vielleicht haben die Freiwilligen zuhause ein familiäres Problem, eine Krankheit, finden einen Job oder werden an der Uni angenommen... Da muss man abwägen, was man tut und sie in ihrem Entscheidungsprozess unterstützen; hinterfragen, ob sie das auch wirklich möchten.

Vielleicht sind die Freiwilligen in ihrem Entscheidungsprozess überfordert, dann muss man das als Organisation auffangen, vielleicht müssen die Freiwilligen einfach ein paar Nächte darüber schlafen.

Das Programm in Walberberg bot an einem Nachmittag ein modulares Angebot, bei dem ihr selbst Euch für ein Thema entscheiden konntet. Mit welchem Thema hast Du Dich beschäftigt und was hast Du daraus mitgenommen?

Ich habe die Einheit "Konfliktmanagement" gewählt. Dort haben wir einen konkreten Konflikt genommen und diesen analysiert. Wir haben festgestellt, dass die Sicht aller Parteien sehr interessant ist. Es geht ja nicht nur um die Freiwilligen und die Tutoren. Es sind viele Menschen rundherum beteiligt: ganz klar auch die Klienten, seien es Kinder, Jugendliche, Erwachsene oder Senioren.

Der Lerneffekt war sehr groß, da ich vor Augen hatte, was alles bei einem solchen Konflikt passieren kann. Dann fängt man an zu überlegen: Wie kann ich alles so verändern, damit es nie so weit kommen wird? Und wieder ist es eigentlich ganz klar: Sich Zeit nehmen und kommunizieren und herausfinden, was die Freiwilligen wollen. Auf der anderen Seite kann die Organisation natürlich nicht alles für die Freiwilligen machen.

Ein Anliegen des Projekttutorentrainings war die Vernetzung der einzelnen Organisationen und eventuell auch schon die Planung konkreter gemeinsamer Projekte. Mit welchen Organisationen hast Du Dich ausgetauscht und was plant Ihr in Zukunft?

Ich habe viele Kontakte zu den anderen Teilnehmenden geknüpft. Beim Thema konkrete Projekte kommt es immer darauf an, was die Zukunft bringt. Gehen wir mal davon aus, dass alles positiv verläuft und das Projekt mit Freiwilligen weitergeführt wird: In dem Fall werde ich ganz klar mit den Personen, die ich auf dem Meeting kennen gelernt habe, eine Partnerschaft aufbauen.

Es ergibt wirklich Sinn, Menschen persönlich zu kennen. Denn am Anfang steht man da, man braucht eine Entsendeorganisation und wo findet man die jetzt? Wenn man aber persönlich Menschen trifft und sich austauscht, dann kann man auch mal anrufen und auf das Seminar verweisen.

(Das Interview führte Babette Pohle für JUGEND für Europa.)

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