Coronavirus SARS-CoV-2: Auswirkungen auf Erasmus+ JUGEND IN AKTION und auf das Europäische Solidaritätskorps

Weiter möglich bleiben dagegen projektbezogene Tätigkeiten, die keine Treffen/Veranstaltungen im Inland oder Reisen ins Ausland erfordern, wie z.B. die Arbeit an Produkten im Rahmen Strategischer Partnerschaften, vorbereitende Aktivitäten, Onlineaktivitäten.

Bei laufenden Projekten können die geplanten noch ausstehenden physischen Treffen entweder im Rahmen möglicher Verlängerungen der Projektlaufzeiten verschoben werden oder - soweit begründet und sinnvoll durchführbar - durch virtuelle Aktivitäten ersetzt werden (in diesem Fall allerdings mit niedrigerer Finanzierung, da nicht alle Kosten relevant sind und real entstandene notwendige Kosten belegt werden müssen). Bitte setzen Sie sich auch hierzu in jedem Fall mit Ihren Kontaktpersonen bei JUGEND für Europa in Verbindung.

Aktivitäten physischer Mobilität im Rahmen der Programme Erasmus+ JUGEND IN AKTION und Europäisches Solidaritätskorps mit deutscher Beteiligung (ob in Deutschland oder im Ausland), die in der nächsten Zeit beginnen sollten, dürfen aufgrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland nicht durchgeführt werden; für Projektträger kommen daher grundsätzlich eine Absage oder die Verschiebung auf einen späteren Zeitpunkt in Frage.

Teilnehmer/-innen an schon laufenden Maßnahmen in betroffenen Gebieten sollten umgehend von den Trägern informiert werden und die notwendige Unterstützung erhalten; gemeinsam sollte die individuell jeweils beste Lösung gesucht werden. Auch Botschaften und Konsulate in den Aufenthaltsländern können im Bedarfsfall Hilfen bieten, vor allem wenn es um Möglichkeiten der Rückkehr ins Heimatland geht.

Bitte informieren Sie JUGEND für Europa zeitnah und in jedem Fall schriftlich, wenn Sie aufgrund der Situation einzelne Aktivitäten oder ein ganzes Projekt absagen oder verschieben oder die Teilnahme einzelner Gruppen bzw. Teilnehmer/-innen stornieren wollen. Stimmen Sie dazu bitte mit Ihrer zuständigen Kontaktperson bei JUGEND für Europa die fördertechnischen Konsequenzen und die weiteren Schritte ab.

Für Kosten, die Ihnen eventuell zusätzlich durch nicht stattgefundene Aktivitäten oder die Absage einzelner Teilnehmer/-innen oder Gruppen entstanden sind (z.B. Absage oder Verschiebung von Reisen, verkürzte Aufenthaltsdauer aufgrund vorgezogener Rückreise, etc.), kann die Nationale Agentur den Grundsatz der "höheren Gewalt" anwenden, der es ermöglicht, hierdurch entstandene Kosten bis zur maximal bewilligten Fördersumme geltend zu machen.

Dies gilt generell und ohne Einzelfallprüfung für alle Maßnahmen, die im März 2020 bereits liefen, und bis zur Aufhebung der besonderen Maßnahmen durch die Bundesregierung und die Länder.

Die wesentlichen Voraussetzungen für eine Möglichkeit der Anerkennung höherer Gewalt sind:

• Sie haben JUGEND für Europa schriftlich über die eingetretene Situation, die voraussichtliche Dauer und die voraussichtlich entstehenden Folgen informiert.
• Für alle Fälle von Verschiebungen und Absagen von Aktivitäten ab dem 16. März 2020 bis bis zur Aufhebung der besonderen Maßnahmen durch die Bundesregierung und die Länder dokumentiert JUGEND für Europa zentral das Eintreten höherer Gewalt.
  Für alle vor diesem Zeitpunkt eingetretenen Fälle legen Sie amtliche Belege vor, dass es sich bei den am Projekt beteiligten Regionen bzw. Ländern um betroffene Gebiete handelt. Am besten sammeln Sie und Ihre Partner diese frühzeitig und drucken Belege aus bzw. scannen sie ein, da sich die Lage und damit Meldungen ständig verändern; damit können auch Links zu einem späteren Zeitpunkt eventuell ins Leere führen. Einzelfälle, in denen (noch) keine amtlichen Meldungen vorliegen, sollten ebenfalls so gut wie möglich dokumentiert werden. In diesen Fällen muss JUGEND für Europa eine Einzelfallentscheidung treffen.
• Sie nutzen alle Möglichkeiten, entstehende Kosten auf ein Minimum zu reduzieren und rechnen nur diejenigen Kosten ab, die nicht mehr vermeidbar waren. Dafür reichen Sie spätestens mit dem Abschlussbericht das unterschriebene Formular „Erklärung Kosten force majeure Coronavirus“ bei uns ein.
• (Aktualisiert am 27.03.) In der Regel werden Pauschalen bis zur Höhe der Ihnen entstandenen realen Kosten abgerechnet. Sollten Ihnen außergewöhnliche Kosten entstanden sein, die nicht über die Pauschalen abgedeckt werden können, können Sie diese im Abschlussbericht unter Vorlage entsprechender Dokumente wie bspw. Rechnungen und mit einer nachvollziehbaren Beschreibung in angemessener Höhe geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, sich in diesem Fall vorab mit Ihren Ansprechpersonen bei JUGEND für Europa in Verbindung zu setzen.
• Bitte beachten Sie, dass auch im Fall höherer Gewalt der vertraglich bewilligte Höchstbetrag nicht überschritten werden kann.
• Im Abschlussbericht kreuzen Sie „Höhere Gewalt“ / „force majeure“ an und erläutern, warum es zu welchen Änderungen im Projekt gekommen ist, also z.B. Aktivitäten verkürzt oder verschoben bzw. storniert wurden. Sofern nicht schon vorher geschehen, fügen Sie dem Bericht die amtlichen Informationen und die Kostenerklärung bei. Sollten außergewöhnliche Kosten abgerechnet werden, vergessen Sie bitte nicht, die entsprechenden Rechnungen / Belege mit einzureichen.    

Bitte holen Sie dazu in jedem Einzelfall weitere Informationen bei JUGEND für Europa ein.

Für laufende Projekte im individuellen Freiwilligendienst des ESK sollten Einsatzstellen und koordinierende Träger - zusammen mit den Freiwilligen - sorgfältig abwägen, ob die Projekte abgebrochen, unterbrochen oder fortgeführt werden und gemeinsam mit den Freiwilligen die jeweils beste Lösung finden.

JUGEND für Europa empfiehlt eine Registrierung der Freiwilligen auf der vom Auswärtigen Amt eingerichteten Krisenvorsorgeliste „ELEFAND“ (https://www.auswaertiges-amt.de/…/-krisenvorsorgelis…/387662), worüber deutsche Staatsangehörige, die (vorübergehend) im Ausland leben, von den jeweiligen Botschaften kontaktiert und informiert werden, wenn es zu Krisen oder besonderen Ausnahmesituationen kommt.

In vielen Projekten wurden die Einsatzstellen vorübergehend geschlossen. Um einen Abbruch Ihres Projektes zu vermeiden, können Sie gemeinsam mit den Freiwilligen andere Möglichkeiten des gemeinnützigen Engagements identifizieren, um das eigene Projekt oder eventuell auch andere Projekte in der aktuellen Situation solidarisch zu unterstützen. Wir möchten Ihnen die folgenden Optionen vorschlagen:

Arbeiten im Homeoffice (im Aufnahmeland)
Wenn Ihre Freiwilligen die Einsatzstellen derzeit nicht betreten können, besteht die Möglichkeit, Aufgaben im Homeoffice zu erledigen. Von der Pflege der Homepage über die Gestaltung von Arbeitsmaterialien bis hin zum Online-Kurs sind viele Aufgaben denkbar. Darüber hinaus kann die Zeit im Homeoffice genutzt werden, um den Youthpass auszufüllen und den Online-Sprachkurs fortzuführen. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ideen haben und wissen möchten, ob diese für Ihr Projekt geeignet sind.

Arbeiten im Homeoffice (im Heimatland)
Um zu vermeiden, dass geförderte Projekte abgebrochen werden, bietet JUGEND für Europa vorübergehend die Möglichkeit, Freiwilligendienste fortzuführen, auch wenn die Freiwilligen in ihre Heimatländer zurückgekehrt sind. Voraussetzung ist, dass die Freiwilligen Aufgaben für Ihre Einsatzstellen erledigen, die aus dem Homeoffice im Heimatland durchgeführt werden können. Wenn Sie diese Variante in Betracht ziehen, melden Sie sich bitte schriftlich bei uns, damit die Details geklärt werden können. 

Solidarisches Engagement vor Ort 
Alternativ oder ergänzend zu den Tätigkeiten im Homeoffice, können die Freiwilligen sich vorübergehend auch anderweitig gemeinnützig engagieren. Viele Menschen sind durch die Ausgangsbeschränkungen derzeit auf das Engagement ihrer Mitmenschen angewiesen. Hier können die Freiwilligen möglicherweise einen Beitrag leisten, indem sie zum Beispiel Einkäufe erledigen, Hunde ausführen oder beim Organisieren von solidarischen Aktionen in der Einsatzstelle mithelfen. Auch hier sind viele Alternativen möglich. Bitte achten Sie jedoch stets darauf, dass alle Maßnahmen im Einklang mit den nationalen Regeln und Einschränkungen stehen müssen und informieren Sie uns schriftlich über die geänderte Tätigkeitsbeschreibung.  

Wie lange können Projekte unter veränderten Bedingungen durchgeführt werden? 
Wir empfehlen, diese Lösung zunächst auf einige Wochen zu beschränken und dann gemeinsam und unter Rücksprache mit der Nationalagentur zu klären, ob eine Fortsetzung sinnvoll ist oder doch eine Projektunterbrechung oder ein Projektabbruch die bessere Lösung wäre. Falls sinnvoll und gewünscht, können die Projekte solange in alternativer Form umgesetzt werden, bis eine Rückkehr in das Aufnahmeprojekt und Wiederaufnahme der geplanten Tätigkeiten möglich ist.

(Aktualisierung am 27.04.2020) Wie verhält sich der Versicherungsschutz bei Unterbrechung oder Abbruch des Projekts?

Die EU-Kommission hat mitgeteilt, dass die gewohnten zwei Monate Verlängerung der CIGNA in Corona-Zeiten auch nach Dienstende gelten.

Aufgrund der aktuellen Entwicklungen sagt JUGEND für Europa zunächst bis 31. Mai 2020 alle eigenen und vom Netzwerk der Nationalen Agenturen für Erasmus+ JUGEND IN AKTION und dem Europäischen Solidaritätskorps geplanten Veranstaltungen ab. Das betrifft alle Aktivitäten in Deutschland ebenso wie Entsendungen in andere Länder. Die ausgewählten Teilnehmer/-innen sind bzw. werden unverzüglich von JUGEND für Europa informiert.

Für unvermeidliche Kosten, die bei Ihnen nach Stornierungen entstehen, wendet die Nationale Agentur den Grundsatz der "höheren Gewalt" an, der es ermöglicht, diese Kosten geltend zu machen. Bitte rechnen Sie diese über die Ihnen zur Verfügung gestellten Formulare ab.