Ausschreibung einer externen Prüfung der Kontroll- und Prüfsysteme

1. Auftraggeber

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)
Rochusstr. 8 -10
53123 Bonn

2. Bezeichnung der Stelle, bei der Fragen zur Ausschreibung gestellt werden können

Bundesamt für den Zivildienst
Zentrale Beschaffungsstelle des BMFSFJ
Ref. Z 3 Frau Jatzkowski
50969 Köln

Tel.: 0221 – 3673 4050
Fax: 0221 – 3673 4664
e-mail: zentrale-beschaffung@baz.bund.de

3. Kategorie der Dienstleistung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Referat 406, 53123 Bonn, Rochusstraße 8-10 beabsichtigt, gem. § 17 des Abschnitts 1 „Basisparagraphen zur VOL/A“ das Projekt „Prüfung der Kontroll- und Prüfsysteme des EU-Aktionsprogramms JUGEND IN AKTION 2007“ sowie Rechnungsprüfung auf nationaler Ebene im Wege einer Öffentlichen Ausschreibung nach § 3 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A zu vergeben.

4. Leistungsbeschreibung

4.1 Kurzbeschreibung

Die Deutsche Nationalagentur „JUGEND für Europa“ (NA JFE) für das Programm „JUGEND IN AKTION“ arbeitet im Auftrag von EU-Kommission und BMFSFJ. Das BMFSFJ hat die Fachaufsicht über die National Agentur (NA JFE). Zur Durchführung der dezentralen Projekte des EU-Programms werden dieser NA JFE pro Jahr ca 10 Mio € pro Jahr aus EU-Mitteln zur Verfügung gestellt. Bei deren Mittelvergabe hat die NA JFE den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung gemäß den einschlägigen EU-Bestimmungen einzuhalten.

Es ist u.a. Aufgabe des Bundesjugendministeriums sicher zustellen, dass die von der EU-Kommission vorgeschriebenen internen Finanzkontrollen durch die NA JFE selbst korrekt durchgeführt werden, die Wirtschaftlichkeit der Mittelverwaltung durch die NA JFE gesichert ist und der jährliche Bericht der NA sowie seineBilanzen korrekt sind. Durch das  EU-Jugendprogramm selbst sowie entsprechende  Verträge mit EU-Kommission und NA JFE  ist das Ministerium gehalten, diese internen Kontrollen zu überprüfen und auch seinerseits Kontrollen durchzuführen, um zu gewährleisten, dass die Gelder der EU sachgemäß eingesetzt werden und Kontroll- sowie Korrekturmechanismen greifen können.

Das BMFSFJ will dieser Pflicht nachkommen, indem es  eine externe Wirtschaftprüfung bei der NA JFE durchführen lässt.

Die Prüfung soll den von der EU-Kommission am 29.11.2007 übermittelten Leitlinien (in englischer Sprache) entsprechen.

Diese Leitlinien können auf Anfrage beim Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Referat 515, angefordert werden.

4.2 Erwartungen

Teil der Kontrollstrategie des BMFSFJ ist, für das Jahr 2007 eine stichprobenartige Wirtschaftprüfung (Minimum 5 % der in 2007 geförderten Projekte und 5 % der Gesamtfördersumme des Jahres 2007) bei der NA JFE durchzuführen.

Als Ergebnis werden auch Empfehlungen für eventuelle Abhilfemaßnahmen sowie strategische Hinweise zur weiteren Risikominimierung für die Programmfolgezeit erwartet.

4.3 Berücksichtigung von Angeboten

Es werden nur Angebote berücksichtigt, die Qualifikationen und Prüferfahrungen von Nationalen Agenturen nachweisen. Dazu zählen zum Beispiel auch Erfahrungen im Rahmen der Prüfung von anderen EU-Bildungsprogrammen oder in anderen Bereichen mit Jugendbezug. Es wird gebeten, die entsprechenden Nachweise der Bewerbung beizufügen.

Weitere Informationen zur inhaltlichen Gestaltung der Prüfung erteilt die unter 2. genannte Kontaktstelle. Anfragen per Email an: zentrale-beschaffung@baz.bund.de.

5. Die Gesamtleistung bildet ein Los.

6. Nebenangebote sind nicht zulässig.

7. Lieferort

Bundesrepublik Deutschland

8. Verpflichtung zur Angabe des Namens und der Qualifikation

Namen und berufliche Qualifikation der Personen, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen, sind anzugeben.

9. Verbot von Änderungsvorschlägen

Ja

10. Sprache

Die Angebote müssen in deutscher Sprache eingereicht werden.

11.  Kosten

Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet.

12. Laufzeit, Kriterien für die Auftragsvergabe

Termin für die Zuleitung des Prüfberichts an das BMFSFJ ist der 15. April 2008.

Kriterien für die Auftragsvergabe:

• Fachliche Kompetenz
• Referenzen und einschlägige Erfahrungen
• Wirtschaftlichkeit des Angebots
• Überzeugendes Prüfkonzept mit realistischer Zeitschiene

Ein Anspruch auf Abschluss eines Vertrages besteht nicht. Das Bundesministerium für Familien, Senioren, Frauen und Jugend entscheidet im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel.

13. Bieterkooperationen, Nebenangebote

Gemeinsame Vorschläge von Instituten und einzelnen Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftlern, die bei dem Projekt kooperieren, sind möglich, soweit sie eine bevollmächtigte Person benennen, die sie rechtsverbindlich vertritt und mit uneingeschränkter Wirkung Zahlungen annehmen darf.

Die Angabe von Nebenangeboten und Änderungsvorschlägen ohne gleichzeitige Abgabe eines Hauptangebotes wird nicht zugelassen.

14. Angebotsfrist sowie die Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind

Das Angebot einschließlich aller Anlagen ist rechtsverbindlich zu unterschreiben (keine digitale Unterschrift).

Das Angebot ist bis zum 06.02.2008, 15:00 Uhr einzureichen.

Das Angebot ist in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Ausschreibung Prüfung" ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg bei der unter 2. benannten Stelle einzureichen.

Maßgeblich ist der Eingangsstempel des Bundesamtes bzw. die Eingangsbestätigung.

Verspätet eingehende Angebote können nicht berücksichtigt werden.

Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich durch Umstände verursacht wurde, die außer aller Schuld des Bieters liegen, können berücksichtigt werden.

15. Teilnahmevoraussetzungen

Die Bewerbung muss mindestens folgende Punkte beinhalten:

• Beschreibung des Bewerbers/der Bewerberin mit Angaben zur institutionellen Struktur
• Konzept über die inhaltliche und methodische Ausgestaltung des Projekts
• Personalbedarf und fachliche Qualifikation
• Detaillierter Zeit- und Kostenplan.

16. Bindefrist

Die Bindefrist beträgt 6 Wochen nach Angebotsabgabe (Datum des Eingangsstempels).

17. Rechtsform der Bietergemeinschaft

Der Teilnehmer/die Teilnehmerin muss eine juristische Person sein oder kann von der Vergabestelle aufgefordert werden, nach Zuschlagserteilung eine juristische Person zu bilden. Bietergemeinschaften müssen eine/n Bieter/in benennen, der gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindliche Erklärungen abgeben kann.

18. Hinweis zu nichtberücksichtigten Bietern

Es wird darauf hingewiesen, dass die Anbieter und Anbieterinnen mit der Abgabe ihres Angebotes auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote unterliegen (§ 27 VOL/A).